Linee guida sulla comunicazione

Documento approvato dal CEN il 16/03/2012

Sommario

Premessa
La comunicazione associativa
Gli strumenti della comunicazione per l’AIB
Esempi e buone pratiche

1 Premessa

Le Linee guida sulla comunicazione forniscono il quadro di riferimento generale per le politiche di comunicazione dell’AIB, definendo gli strumenti e le procedure a cui attenersi per conseguire la massima efficacia possibile. A questo scopo il testo è corredato da esempi e informazioni pratiche (cfr. punto 4).

1.1 La comunicazione associativa promuove l’attività associativa, i suoi contenuti professionali e politici e più in generale il ruolo dei bibliotecari e delle biblioteche nella società.

1.2 La comunicazione associativa risponde a criteri di organicità, coerenza, trasparenza, tempestività, e deve essere gestita da tutte le articolazioni AIB – ciascuna per quanto di propria competenza – con modalità condivise e coordinate rispetto allo stile, agli strumenti, agli interlocutori.

2 La comunicazione associativa

La comunicazione associativa comprende la comunicazione interna e la comunicazione esterna.

2.1 La comunicazione interna ha come obiettivi garantire a tutte le articolazioni dell’associazione e ai singoli associati l’informazione in merito alle attività e alle azioni dell’AIB e favorire l’interazione e la cooperazione per il raggiungimento degli obbiettivi condivisi. Le finalità di una corretta ed efficace comunicazione interna sono:

• consentire un’operatività consapevole e coerente
• rafforzare il senso di appartenenza associativa
• condividere obbiettivi e strategie
• creare sinergia e consentire una programmazione concertata.

2.1.1 È dovere di tutti coloro che ricoprono incarichi associativi facilitare la comunicazione interna, l’interazione e il coordinamento fra le diverse articolazioni AIB.

Il principale strumento disponibile a tale scopo è costituito dalle liste postali AIB.

2.1.2 La comunicazione interna comprende il servizio di informazione agli associati. Esso rappresenta uno dei primi e principali servizi che l’associazione deve garantire in modo sistematico, completo, tempestivo ma non invasivo. L’informazione agli associati dovrà avere carattere di priorità rispetto agli altri interlocutori esterni in quanto elemento caratterizzante lo status di associato AIB.
Dovrà essere inoltre facilitata la comunicazione da parte degli associati alle varie articolazioni dell’AIB in modo tale da favorire lo sviluppo di un ambiente di scambio e di lavoro comune, dando a ciascun associato la possibilità di portare il suo contributo alla vita associativa.
Strumenti:

• anagrafica associati
• posta tradizionale
• liste postali AIB
• Newsletter (attiva dal 3 marzo 2009)
• Newsletter presidenziale (attiva dal 13 maggio 2011)
• AIB Notizie
• AIB WEB
• Periodici di sezione ove attivati
• Liste di discussione regionali ove attivate

2.2  La comunicazione esterna ha l’obbiettivo di favorire lo sviluppo e il consolidamento della presenza dell’AIB come principale soggetto di riferimento per quanto attiene al settore dei servizi bibliotecari per tutte le professionalità interessate e per tutti i portatori di interessi.
Strumenti:

• AIB-WEB
• social network (es. Facebook, Twitter)
• altro nel web (es. youtube, siti per deposito fotografie)
• AIB Notizie
• AIB Studi
• Ufficio stampa e strumenti da esso identificati
• posta tradizionale ove necessario
• indirizzari specifici
• AIB-CUR 

2.2.3 La responsabilità delle comunicazioni ufficiali di livello nazionale è del Presidente nazionale e/o del Segretario generale, i quali possono delegare per specifiche comunicazioni o tematiche i responsabili di articolazioni dell’Associazione.
La responsabilità delle comunicazioni ufficiali di livello regionale è del Presidente regionale e/o del Segretario regionale.
La responsabilità delle comunicazioni ufficiali di articolazioni non territoriali dell’Associazione, laddove non sia di competenza diretta del Presidente nazionale, è dei rispettivi responsabili/coordinatori.
L’ufficio stampa promuove con costanza la presenza dell’AIB sulla stampa nazionale. Le sezioni regionali conformano la loro attività di comunicazione tenendo conto delle indicazioni operative concordate a livello nazionale con l’ufficio stampa, con particolare riferimento all’uso dei loghi, alla struttura dei comunicati e alla raccolta delle rassegne stampa locali.

3 Gli strumenti della comunicazione per l’AIB

Si fornisce di seguito un elenco degli strumenti di comunicazione già utilizzati e/o utilizzabili alla data del documento, da intendersi passibile di integrazioni e di successivi aggiornamenti che si rendessero necessari. Vengono fornite indicazioni su procedure da seguire, prassi corrette, buone pratiche.
L’anagrafica dell’AIB, oltre ad avere altre funzioni, è la base per permettere una corretta ed efficace comunicazione con gli associati e deve essere aggiornata con tempestività e puntualità dalla Segreteria nazionale e dalle Sezioni, per quanto di rispettiva competenza.
Sarà cura di ogni articolazione dell’Associazione (particolarmente di quelle territoriali) creare e tenere aggiornato un indirizzario di biblioteche, autorità, stakeholders, rappresentanti della stampa e dei media, interlocutori di riferimento. L’indirizzario andrà condiviso, nei tempi e nei modi concordati, con la Segreteria nazionale.
Le sezioni in particolare devono dotarsi anche materiali informativi sulle attività (anche immagini fotografiche e/o video di eventi realizzati, secondo criteri di qualità proposti dall’Associazione) e altro che si ritenga utile nei contatti con interlocutori esterni.

3.1  Posta tradizionale: la comunicazione tramite posta cartacea (anche via fax) rappresenta una modalità sempre meno utilizzata in quanto onerosa in termini economici e di tempo. In alcuni casi particolari resta tuttavia la modalità necessaria (es. nel caso delle elezioni per il rinnovo delle cariche sociali), più idonea (in riferimento a specifici interlocutori istituzionali) o dovuta, nei limiti del possibile, per associati non raggiungibili con comunicazioni elettroniche.

3.2 Posta elettronica: la posta elettronica è il principale strumento di lavoro e di diffusione dell’informazione.
L’Associazione dispone di una casella di posta elettronica certificata (aib@legalmail.it) per tutti gli usi consentiti e consigliati dalla normativa vigente.
L’Associazione fornisce alle varie articolazioni associative indirizzi mail istituzionali (es. segreteria@aib.it) e crea gruppi postali (es. cnpr@aib.it).

È vietato creare indirizzi email istituzionali AIB su dominii diversi da quelli dell’Associazione (aib.it, segnaweb.it, bibliocom.com ecc.).

3.3  «AIB Newsletter»: newsletter elettronica riservata agli associati e inaugurata nel marzo 2009, diffonde notizie di rilievo nazionale e locale con periodicità e struttura suggerite dalla loro stessa natura, selezionate e raccolte dalla Segreteria nazionale e dai vari organi dell’Associazione. Si è dimostrata uno strumento agile ed efficace di diffusione dell’informazione e – grazie all’attività di fund raising della segreteria – ha raccolto anche alcune sponsorizzazioni.

3.4 «AIB Newsletter della presidenza»: newsletter elettronica riservata agli associati e inaugurata nel maggio 2011, instaura una ulteriore forma di dialogo con gli associati per informare essenzialmente sull’attività svolta dalla Presidenza e dal CEN; ha riscosso parere favorevole e conferma l’opportunità di rafforzare la vicinanza agli associati anche con questo strumento che si integra con «AIB Newsletter».

3.5  Newsletter di Sezione: nel caso in cui si decida di dotarsi di una Newsletter di sezione, questa dovrà essere sinergica con quelle già esistenti e avere impostazione, grafica e uso del marchio coerenti con quella nazionale e quella presidenziale.

3.6 AIB-WEB: il sito dell’AIB afferisce sia alla sfera dell’editoria che a quella della comunicazione poiché oltre a veicolare i contenuti relativi alla natura, struttura e attività dell’AIB rappresenta un deposito di documenti e contenuti stabili di interesse per la comunità professionale dal punto di vista scientifico e politico. Tutte le articolazioni associative e le redazioni dei servizi e delle pubblicazioni periodiche AIB sono tenute ad aggiornare le pagine web di loro competenza, in base alle indicazioni fornite dal coordinamento del sito.

3.7 Altri strumenti del web: l’utilizzo di qualsiasi altro strumento del web che si ritenga utile, pertinente ed efficace per la diffusione dei contenuti associativi, per la promozione di attività di advocacy a favore dei servizi bibliotecari e dei loro utenti deve essere favorito e sviluppato ma gestito in rapporto integrativo e non sostituivo con i contenuti di AIB-WEB.
Il criterio guida è l’utilizzo di questi strumenti per interagire con soggetti differenti dai nostri interlocutori abituali e coinvolgerli in azioni politiche e culturali dell’Associazione di lungo periodo e/o su singole iniziative. In quest’ultimo caso le pagine e/o i gruppi creati si possono anche chiudere dopo l’azione prevista.
L’utilizzo degli strumenti del web è definito da apposita direttiva del CEN (cfr. Direttiva sull’uso del web e dei social network da parte dell’AIB)

3.8 «AIB Notizie» rientra nelle competenze dell’editoria e della comunicazione, pertanto va utilizzato anche come uno strumento di informazione sistematica sulla vita dell’Associazione.
Si raccomanda alle articolazioni associative – sezioni regionali, gruppi, commissioni, ecc. – il rapporto con la redazione così da consentire alla direzione di testata di disporre di notizie e materiali in modo puntuale e continuativo.

3.9 «AIB studi» (già «Bollettino AIB»): rientra nella sfera dell’editoria ma, rappresentando tuttora lo strumento più autorevole di diffusione di contenuti scientifici, svolge implicitamente anche un ruolo informativo e comunicativo non secondario nei confronti della comunità professionale.

3.10 Periodici regionali: le sezioni regionali hanno facoltà di dare vita a testate periodiche regionali, valutando attentamente il rapporto con i periodici nazionali già disponibili. La creazione e il mantenimento di testate periodiche va concordata con il CEN tramite la presentazione di un piano editoriale da parte del Comitato editoriale del periodico. Eventuali accordi commerciali o editoriali con terzi sono riservati alla Segreteria nazionale. Per la realizzazione di riviste in formato elettronico va utilizzata la piattaforma che gestisce tutte le testate AIB, non appena disponibile.

3.11 Liste di discussione: è facoltà delle Sezioni o di altre articolazioni dell’Associazione mantenere o creare liste di discussione; in generale se ne dovrà valutare la sostenibilità gestionale e concordare con la Segreteria nazionale una modalità tecnica ed un aspetto grafico comune che rafforzi l’immagine dell’AIB.

3.12 Gruppi postali AIB: i gruppi postali AIB sono attivati per consentire alle varie articolazioni dell’associazione di comunicare tra di loro (fra responsabili di articolazione e/o fra tutti i membri). I gruppi postali sono fondamentali per favorire la circolazione capillare e intensiva di informazioni e per interagire in modo efficace durante le fasi di lavoro precedenti la  diffusione di comunicazioni agli Associati e verso l’esterno.
Alla data del presente documento sono attivi i seguenti gruppi postali permanenti che permettono di raggiungere diversi soggetti raggruppati per funzione e responsabilità all’interno dell’AIB.:

• cccr@aib.it: comprende cen, cnpr, coordinatori di commissioni e gruppi, redazioni («AIB Notizie», «AIB Studi», AIB WEB), segretario nazionale, tesoriere;
• cccrsp@aib.it: comprende cen, cnpr, coordinatori di commissioni e gruppi, redazioni («AIB Notizie», «AIB Studi», AIB WEB), Segretario generale, tesoriere, sindaci, probiviri;
• ccsp@aib.it: comprende cen, cnpr, sindaci, probiviri.

Oltre a quelli già presenti di carattere istituzionale la Segreteria nazionale può creare altri gruppi postali anche in via transitoria.

3.13 AIB-CUR é un gruppo aperto su iniziativa della Commissione nazionale Università Ricerca dell’AIB nel 1992 e gestito da una segreteria tecnica come servizio alla comunità professionale italiana. Non è – come viene a tutt’oggi prevalentemente percepita anche dagli stessi associati – la lista di discussione dell’Associazione ma uno degli strumenti di cui l’Associazione si avvale per comunicare e dialogare con l’insieme della comunità professionale.
Le modalità del suo utilizzo si devono conformare a quelle indicate per la comunicazione esterna rispettando la priorità della comunicazione agli associati.
Temi istituzionali oggetto di discussione o comunicazione interna non devono essere diffusi in AIB-CUR ma transitare nelle liste interne o comunque utilizzando gli indirizzi postali interni.

3.14 L’utilizzo di oggettistica promozionale è auspicabile (da semplici depliants a borsine ecc.) ma occorre prima verificare che non ci siano già degli esempi utilizzabili ed eventualmente adattabili (risorse interne). Occorre usare esclusivamente il marchio ufficiale e comunicare preventivamente la realizzazione di questi materiali  alla Segreteria nazionale.

3.15 Google calendar, è un calendario privato e accessibile solo dietro invito. Per l’utilizzo si veda il prontuario https://www.aib.it/aib/cen/wsegr/segr.htm3#cal (alla voce calendario)

4  Esempi e buone pratiche

4.1 Sequenza di diffusione dell’informazione.

4.1.1  Esempio: Assemblea degli associati più evento pubblico

La sezione X ha organizzato l’assemblea degli associati abbinata alla presentazione, aperta al pubblico, di un testo di letteratura professionale.
Comunica l’iniziativa pubblicandola in AIB WEB, inviandone comunicazione a ccsp@aib.it, agli associati tramite newsletter e/o messaggio di posta elettronica, in AIB-CUR e ad altri interlocutori esterni per la parte pubblica dell’iniziativa.

4.1.2 Esempio: Convegno pubblico di interesse regionale

La Sezione Y sta organizzando un convegno di interesse regionale aperto al pubblico.
In fase di organizzazione ne informa, anche a scopo di condivisione e confronto, cccr@aib.it ed eventualmente gli Associati attraverso newsletter o messaggi.
A programma definito e evento organizzato comunica l’iniziativa pubblicandola in AIB WEB, inviandone comunicazione agli associati tramite newsletter e/o messaggio di posta elettronica, in AIB-CUR e ad altri interlocutori esterni (altre liste di interesse bibliotecario, es. biblioteche aderenti ai sistemi, Cooperative ecc.) e di interesse generale, diffonde tramite  comunicati stampa.

4.1.3 Esempio: Corso di aggiornamento

La sezione Z organizza un corso di aggiornamento.
In fase di organizzazione ne informa, anche a scopo di condivisione e confronto, cccr@aib.it
A programma definito e evento organizzato comunica l’iniziativa pubblicandola in AIB WEB, inviandone comunicazione agli associati tramite newsletter e/o messaggio di posta elettronica, in AIB-CUR e ad altri interlocutori esterni (altre liste di interesse bibliotecario, es. biblioteche aderenti ai sistemi, Cooperative ecc.) e di interesse generale, diffonde tramite  comunicati stampa.

4.1.4 Esempio: comunicazione degli esiti di un incontro con referenti istituzionali

La Sezione W vuole comunicare gli esiti di un incontro con referenti istituzionali
Diffonde il resoconto pubblicandolo in AIB WEB, inviandone comunicazione a ccsp@aib.it, agli associati tramite newsletter e/o messaggio di posta elettronica, se ritenuto opportuno tramite AIB-CUR e comunicati stampa ne informa altri interlocutori esterni. Valuta se pubblicare un articolo per AIB Notizie.

4.2 Carta intestata, biglietti da visita e logo ufficiale. Per la corrispondenza cartacea va usata la carta intestata AIB, personalizzata con riferimenti e recapiti dell’articolazione pertinente.
I modelli di documenti sono scaricabili a https://www.aib.it/aib/cen/wsegr/segr.htm3#util

4.3 Esempio: utilizzo di social network

AIB ha promosso come espressione associativa il gruppo Facebook “In biblioteche nessuna censura”.
AIB interagisce con il gruppo Facebook “Riprendiamoci la cultura XXX” creato dalla Biblioteca A e sottoscrive l’appello contro la chiusura della Biblioteca B.

4.4  Corrispondenza Associati inviata a più indirizzi

Nel caso in cui la stessa comunicazione sia inviata da un associato contemporaneamente a più indirizzi AIB dovrà essere cura dei titolari di tali indirizzi valutare concordemente a chi competa la risposta istituzionale secondo la competenza e lo stile di lavoro del gruppo in modo da evitare dannose sovrapposizioni o. al contrario, assenza di riscontri al mittente.
Esempi:
a) un Associato scrive al Presidente e al Vicepresidente su una questione relativa ad un appalto. Risponde il Presidente e in subordine il Vice-Presidente;
b) un Associato scrive a un Presidente di sezione regionale e al Segretario per avere un duplicato della tessera. Risponde il Segretario.

4.5 Corrispondenza elettronica

La corrispondenza elettronica, compresa quella diffusa tramite mailing list, deve essere inviata da indirizzi istituzionali AIB (nome@aib.it) o, in caso non sia possibile, comunque con una firma correttamente referenziata così da distinguere la comunicazione  a nome della propria istituzione da quella a titolo AIB.

Esempio di firma istituzionale in calce:

Enrica Manenti
Vicepresidente AIB Associazione Italiana Biblioteche
Tel. 059 /****
Cell. 340/****
e-mail: manenti@aib.it
indirizzo skype : ****
https://www.aib.it