Regolamento sull’uso della posta elettronica nel dominio istituzionale AIB

Art. 1 – Oggetto e ambito di applicazione

Il presente regolamento definisce le condizioni di utilizzo del servizio di posta elettronica e di altri servizi correlati forniti dall’AIB. Il servizio offerto all’utente è subordinato all’accettazione, integrale e senza riserve, delle condizioni e delle comunicazioni contenute nel presente documento. 

L’utilizzo del servizio da parte dell’utente costituisce implicita accettazione delle citate condizioni.

Art. 2 – Struttura delegata

La struttura delegata dall’AIB (di seguito “Struttura Delegata”) alla gestione ed

all’erogazione del servizio di posta elettronica, nonché all’attuazione del presente regolamento, è il gruppo Gestione e assistenza servizi postali AIB.

Il gruppo GASP è composto da:

1. Delegato alla comunicazione o altro membro CEN delegato, che lo coordina
2. Segretario nazionale AIB
3. Coordinatore di AIB-WEB
4. altri membri nominati dal CEN.

Art.3 – Utenti del servizio di posta elettronica, account e indirizzi 

L’account di posta elettronica (username, password ed indirizzo di posta) è fornito gratuitamente, insieme ad un limitato spazio disco, alle seguenti categorie di utenti: 

1. Membri dei seguenti organi e strutture AIB nella forma nome.cognome@aib.it
   1. Comitato Esecutivo Nazionale (CEN)
   2. Consiglio Nazionale dei Presidenti regionali (CNPR)
   3. Segretari e tesorieri di sezione
   4. Redazione AIB-WEB
2. Personale dipendente in servizio attivo (segreteria nazionale, biblioteca etc.) nella forma nome.cognome@aib.it
3. Altre tipologie di utenti che verranno esaminati singolarmente e, se ottenuto riscontro positivo, potranno beneficiare di un account a tempo nella forma nome.cognome@aib.it

Gli utenti di un account personale nel dominio potranno utilizzare, oltre alla posta elettronica, tutti i servizi messi a disposizione dalla Google Suite (es. Google Drive, Hangouts etc.).

Gli utenti titolari di una casella di posta elettronica nel dominio@aib.it non possono utilizzare indirizzi email personali per la comunicazione istituzionale. In particolare è vietato creare e utilizzare indirizzi che facciamo esplicito riferimento all’AIB al di fuori del dominio istituzionale (es. nome.aib@gmail.com, aib-sezione@libero.it etc.).

Art.4 – Firma nei messaggi di posta elettronica

Ogni utente dovrà impostare la propria firma nella forma (esempi):

Nome Cognome
Presidente nazionale <pres@aib.it>
AIB - Associazione italiana biblioteche <www.aib.it>
Tel. xxx xxxxx

oppure

Nome Cognome
Presidente Sezione AIB Lazio <nome.cognome@aib.it>
AIB - Associazione italiana biblioteche <www.aib.it>
Tel. xxx xxxxx

 Art. 5 – Indirizzi collettivi, gruppi

Le articolazioni e gli organi AIB previsti dallo Statuto avranno a disposizione una mailing list gestita attraverso un gruppo nella Google Suite.

Le mailing list sono categorizzate in diverse tipologie, a seconda del livello di moderazione e di altre caratteristiche previste nelle impostazioni del gruppo:

 

Nome ed esempio	chi può scrivere	chi può leggere	chi può chiedere di essere aggiunto	i messaggi dei non membri sono moderati
Tipo 1 (es. CEN)	membri gruppo + @aib.it	membri gruppo	nessuno	se scrive un @aib.it il messaggio viene moderato  il moderatore può non essere il proprietario del gruppo ma uno o più gestori
Tipo 2 (es. GSDG)	membri gruppo + tutti sul web visto che potrebbe ricevere proposte anche da non iscritti	membri gruppo	nessuno	i messaggi dei non membri del gruppo vengono moderati
Tipo 3 (es. assistenza.posta)	membri gruppo + tutti sul web	membri gruppo	nessuno	n.a.
Tipo 4	membri gruppo	membri gruppo	tutti possono chiedere di essere aggiunti (diventare membri)	n.a.
Tipo 5 (es. aib-soci)	solo il gestore	membri gruppo	n.a.	n.a.

La partecipazione dell’utente alle mailing list istituzionali è assicurata di regola attraverso l’iscrizione dell’indirizzo individuale istituzionale.

Art.4 – Responsabilità individuali 

L’Utente sarà responsabile civilmente e penalmente dell’attività espletata tramite il suo account. L’Utente si impegna a non utilizzare il servizio per scopi illegali o non conformi al presente regolamento, o ad altri Regolamenti AIB, o che comunque possano recare danno o pregiudizio all’AIB medesima o a terzi. L’Utente si assume ogni responsabilità penale e civile ed il carico di ogni eventuale onere derivante dall’uso improprio del servizio; esonera contestualmente l’AIB da ogni pretesa o azione che dovesse essere rivolta all’AIB medesima da qualunque soggetto, in conseguenza di tale uso improprio. 

L’Utente si impegna ad adoperarsi attivamente per salvaguardare la riservatezza della sua password ed a segnalare qualunque situazione che possa comprometterla. 

L’Utente, inoltre, non può utilizzare il servizio in modo da danneggiare, disattivare, sovraccaricare, pregiudicare o interferire con l’utilizzo e il godimento del servizio da parte di altri utenti. 

L’Utente, salvo giustificabili eccezioni, di cui comunque risponde personalmente, non può utilizzare la posta elettronica per inviare, anche tramite collegamenti o allegati in qualsiasi formato (testo, fotografico, video, grafico, audio, codice, ecc.), messaggi che contengano o rimandino a: 

• pubblicità non istituzionale, manifesta o occulta;
• comunicazioni commerciali private; materiale pornografico o simile, in particolare in violazione della legge;
• materiale discriminante o lesivo in relazione a razza, sesso, religione, ecc.;
• materiale che violi la legge sulla privacy;
• contenuti o materiali che violino i diritti di proprietà di terzi;
• altri contenuti illegali. 

 

L’elenco riportato è da intendersi non esaustivo. 

In nessun caso l’Utente potrà utilizzare la posta elettronica per diffondere volontariamente codici dannosi per i computer quali virus e simili. 

L’Utente si impegna ad implementare, sulla propria stazione di accesso alla posta elettronica, tutte quelle misure idonee e necessarie ad evitare, o comunque minimizzare, la divulgazione di virus informatici e simili, in particolare tramite l’installazione e l’aggiornamento di programmi “antivirus”. 

L’Utente, infine, si impegna a non divulgare messaggi di natura ripetitiva (“catene di S.Antonio”) anche quando il contenuto sia volto a segnalare presunti o veri allarmi (esempio: segnalazioni di virus). Di fronte a questa ultima evenienza l’Utente dovrà limitarsi ad inoltrare un messaggio alla Struttura Delegata. 

L’AIB si riserva la facoltà di segnalare alle autorità competenti, per gli opportuni accertamenti ed i provvedimenti del caso, le eventuali violazioni alle presenti condizioni di utilizzo. Di norma gli Utenti potranno accedere gratuitamente al servizio; restano a carico dell’Utente eventuali oneri relativi al collegamento alla rete Internet.

 

Art.5 – Impegni dell’AIB

L’AIB si impegna a utilizzare i dati forniti dall’utente ai soli fini dell’erogazione e gestione del servizio e di attuare quanto in suo potere per proteggere la privacy dell’utente medesimo. L’AIB si impegna a fornire il servizio in modo continuativo, fatte salve eventuali sospensioni dovute all’ordinaria o straordinaria manutenzione, a malfunzionamenti e ad altre eventualità straordinarie. 

L’AIB si impegna ad effettuare regolari backup generali sui server gestiti direttamente, esclusivamente ai fini del disaster recovery. Non sono previsti backup e ripristini individuali.